Chaque jour, vos équipes reçoivent des dizaines, centaines, parfois des milliers, d’emails contenant des commandes clients, des modifications, des factures fournisseurs ou des confirmations de livraison. Ces messages sont précieux. Mais entre un email et votre ERP, il y a souvent un gouffre :
- Des documents non structurés (PDF, Excel, scans...)
- Des variations de formats, des erreurs de saisie, des cas imprévus
- Un va-et-vient humain chronophage
- Une perte de temps, une marge rognée, et un stress permanent
Si vos collaborateurs doivent encore ressaisir manuellement ces données, ils gèrent un risque. Et ce risque pèse sur vos délais, votre qualité, et votre rentabilité.
Pourquoi le mode « manuel » ne tient plus la route
Ce qui pouvait fonctionner à petite échelle ne tient plus aujourd’hui :
- Charge non linéaire : plus de volumes = plus d’erreurs
- Coût caché du contrôle : relecture, correction, vérification
- Démotivation et turnover : les tâches répétitives usent les talents
- Compétitivité affaiblie : les concurrents qui automatisent gagnent du terrain
Travailler vite mais manuellement, c’est travailler vite pour faire des erreurs.
L’email n’est pas le problème, c’est le traitement manuel
Voir l’email comme le problème est une erreur. C’est le mode de traitement qui pose souci. L’email reste le canal naturel pour vos clients et partenaires.
Il faut transformer l’email en un canal fluide et automatisé, plutôt qu’en goulet d’étranglement.
VistaFlow : l’IA entre vos emails et votre ERP
Avec VistaFlow, vous automatisez tout le traitement, sans changer vos habitudes :
1. Capture des emails entrants (et de leurs pièces jointes)
2. Extraction et structuration des données par IA + règles métier
3. Contrôle, validation, enrichissement via l’interface VistaFlow
4. Intégration automatique dans votre ERP via API, SFTP ou connecteur
Fini la ressaisie. VistaFlow traduit, adapte et injecte les commandes dans vos outils existants.
Cas d’usage concrets
- Commandes complexes multi-lignes avec références internes
- Bons de commande modifiés ou annulés en cours de traitement
- Factures fournisseurs au format non standard
- Accusés de réception clients à intégrer dans les systèmes
Exemple : un distributeur reçoit 150 commandes par jour. VistaFlow traite 85 % d’entre elles automatiquement, avec moins de 1 % d’erreurs.
Une intégration fluide
- Compatible avec tous les ERP (SAP, Oracle, Microsoft Dynamics, etc.)
- Mise en service rapide, sans formation lourde
- Supervision simple via une interface web intuitive
- Retour sur investissement mesurable en quelques semaines
Un impact direct sur votre marge et vos équipes
- Réduction des coûts opérationnels
- Suppression des erreurs de saisie
- Amélioration du service client
- Valorisation du travail des équipes ADV
- Capacité à gérer plus de volume sans recruter
Passez à la vitesse supérieure
Imaginez une journée sans saisie manuelle. Une boîte de réception fluide. Un ERP toujours à jour. Ce n’est pas une utopie : c’est ce que propose VistaFlow.
Prêt à transformer votre flux de commandes ?
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