Dans de nombreuses entreprises, les commandes clients arrivent encore par email, souvent sous forme de PDF ou de messages structurés. Mais ce processus manuel, qui peut sembler anodin, freine en réalité votre activité et impacte directement la satisfaction client. L’automatisation du traitement des commandes par email est aujourd’hui une solution incontournable pour gagner en efficacité, fiabilité et attractivité employeur.
Voici 3 bonnes raisons de passer à l’automatisation.
1. La saisie manuelle freine votre activité et ralentit vos livraisons
Recevoir une commande par email ne signifie pas qu’elle est traitée. Entre la réception du message et l’intégration effective dans votre ERP ou système de gestion, plusieurs heures peuvent s’écouler.
Des commandes bloquées dans les boîtes mail
Tant que la commande n’est pas saisie, elle reste invisible pour vos équipes logistiques. Cela crée un décalage entre la demande client et votre capacité à y répondre. Ces retards accumulés génèrent de la frustration chez vos clients, qui attendent une confirmation ou une livraison dans les délais prévus.
Une perte de temps à chaque commande
Chaque email reçu doit être ouvert, lu, puis ressaisi à la main dans le système. Cette opération, répétée des dizaines voire des centaines de fois par jour, représente une perte de temps énorme pour votre service client ou votre équipe ADV. En automatisant cette étape, les commandes sont reconnues, extraites et intégrées automatiquement dans votre système. Résultat : une activité plus fluide et des délais raccourcis.
2. La saisie manuelle est source d’erreurs et de litiges
Des erreurs humaines inévitables
La ressaisie manuelle des commandes multiplie les risques d’erreurs : une référence mal copiée, une quantité inversée, une ligne oubliée... Ces erreurs, aussi minimes soient-elles, peuvent avoir des conséquences coûteuses : livraisons non conformes, retours, avoirs, insatisfaction client, etc.
Des litiges clients qui nuisent à la relation
Une commande mal saisie, c’est une commande mal livrée. Ces erreurs récurrentes nuisent à la relation commerciale et à l’image de fiabilité de votre entreprise. En automatisant la lecture et la saisie des commandes, vous améliorez la qualité des données entrantes et réduisez considérablement les litiges.
3. Vos équipes ne veulent plus faire de la saisie toute la journée
Une activité peu valorisante et chronophage
La saisie de données est l’une des tâches les plus répétitives et les moins valorisantes. Elle accapare le temps de vos collaborateurs, sans leur permettre d’apporter de la valeur. Cela peut rapidement entraîner une perte de motivation, voire un turn-over accru.
Des compétences mieux utilisées ailleurs
Les profils ADV ou service client ont des compétences clés : analyse des anomalies, gestion des cas complexes, relation client... En les déchargeant de la saisie manuelle, vous leur permettez de se concentrer sur des missions à plus forte valeur ajoutée. Cela contribue à leur engagement et à la performance globale de votre entreprise.
Un argument pour attirer et fidéliser les talents
Automatiser les tâches répétitives est aussi un moyen d’améliorer la marque employeur. Dans un contexte de pénurie de talents, proposer un environnement de travail digitalisé, où les compétences humaines sont valorisées, devient un véritable levier de recrutement et de fidélisation.
Bonus : un ROI rapide et mesurable
L’automatisation du traitement des commandes par email est aujourd’hui accessible grâce à des solutions intelligentes comme VistaFlow. En moyenne, nos clients constatent :
-
80 % de gain de temps sur la saisie des commandes
-
70 % de réduction des erreurs
-
Un retour sur investissement en moins de 6 mois
En fluidifiant la gestion des commandes, vous accélérez votre cycle de vente, améliorez la satisfaction client et libérez du temps pour vos équipes. Tout cela avec une solution rapide à déployer et compatible avec vos outils existants.
Conclusion : il est temps de passer à l’action
Continuer à traiter manuellement les commandes reçues par email, c’est accepter des retards, des erreurs, et une perte de compétences en interne. A l’inverse, l’automatisation vous permet de gagner en réactivité, en fiabilité et en efficacité.
Vous souhaitez moderniser votre processus de commande et libérer le potentiel de vos équipes ?
Contactez l'équipe VistaFlow pour une démo personnalisée et sans engagement.
